Документи, які призначені для подальшого використання за кордоном, повинні бути оформлені належним чином. Найбільш часто апостилюють або легалізують довідки про несудимість, документи, видані РАГСами України, нотаріальні довіреності та заяви, медичні довідки, дипломи та додатки до дипломів, атестати і т.і.
У чому полягає різниця між процедурою проставлення штампа Апостиль і легалізацією?
Якщо країна призначення підписала Гаазьку конвенцію, в такому випадку застосовується спрощена процедура легалізації, а саме проставлення апостилю.
У разі якщо країна не підписувала цієї конвенції, необхідна процедура легалізації. Виняток становлять країни СНД, а в окремих випадках — Польща і Туреччина, які приймають українські документи з нотаріальним перекладом.
На території України питанням апостилювання займаються виключно 4 уповноважених державних органи: Міністерство освіти і науки України, Міністерство юстиції України, Міністерство закордонних справ України та Державна реєстраційна служба України. Питання легалізації документів знаходиться в компетенції Міністерства закордонних справ України
Список країн-учасниць Гаазької конвенції
Австралія, Австрія, Албанія, Андорра, Антигуа і Барбуда, Аргентина, Вірменія, Багамські острови, Барбадос, Бархрейн, Беліз, Бельгія, Болгарія, Ботсвана, Боснія і Герцеговина, Бруней-Дурассалам, Бурунді, Великобританія, Угорщина, Венесуела, Німеччина, Гондурас , Гренада, Греція, Домініка, Ізраїль, Індія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Казахстан, Кіпр, Киргизстан, Китай (тільки Гонконг і Макао), Колумбія, Косово, Коста-Ріка, Латвія, Лесото, Ліберія, Литва, Ліхтенштейн , Люксембург, Маврикій, Македонія, Малаві, Мальта, Маршаллові острови, Мексика, Монако, Монголія, Намібія, Нідерланди, Нікарагуа, Ніуе, Нова Зеландія, Норвегія, Острови Гілберта і острова Елліс, Оман, Панама, Парагвай, Перу, Польща, Португалія , Румунія, Самоа, Сан-Марино, Свазіленд, Сейшельські острови, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кітс і Невіс, Сент-Крістофер і Невіс, Сент-Люсія, Сербія і Чорногорія, Словенія, Словаччина, США, Суринам, Таїланд, Тонга, Тринідад і Тобаго, Туреччина, Україна, Узбекистан, Уругвай, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чорногорія, Чехія, Чилі, Швеція, Швейцарія, Еквадор, Естонія, ПАР, Японія.
При цьому між країнами СНД діє спрощена система визнання документів, згідно з якою офіційні документи приймаються без проставлення штампа Апостиль.
У яких випадках необхідна процедура легалізації в Україні?
Процедура легалізації в Міністерстві юстиції України та Міністерстві закордонних справ України передбачена для офіційних документів, які будуть використовуватися в країнах, які не підписали Гаазьку конвенцію. Для початку процедури легалізації необхідна нотаріальна довіреність на нашого співробітника. Легалізація офіційних українських документів необхідна для їх подальшого використання на території Канади, Китаю, ОАЕ, Кувейту, Катару, Саудівської Аравії, Єгипту, Йорданії, Марокко та ряду інших країн. При цьому, для Єгипту, Китаю, Кувейту потрібна процедура легалізації в Міністерстві закордонних справ України та Міністерстві юстиції України з подальшої консульської легалізації в посольствах або консульствах зазначених країн.
Проставлення штампа легалізації здійснюється виключно в міністерствах, розташованих в м Київ. В Україні з метою подальшого використання за кордоном найбільш затребувана процедура легалізації для дипломів і додатків до дипломів, атестатів та додатків до атестатів, свідоцтв про народження, свідоцтв про шлюб, свідоцтв про розлучення, свідоцтв про смерть, свідоцтв про зміну імені (прізвища), довідок про несудимість, медичних довідок, рішень суду, нотаріальних довіреностей і нотаріальних заяв і т.д.